Automatisering van bedrijfsprocessen

learn digital with google

Automatisering van bedrijfsprocessen – overdracht van personeelsfuncties naar geautomatiseerde systemen, wat mogelijk werd dankzij de ongelooflijke groei van technologie. Als het eerder voldoende was om een ​​product te produceren, hebben nu de efficiëntie van de productie, arbeidsproductiviteit, stabiliteit en nauwkeurigheid, evenals een vermindering van de middelen voor de werking van de onderneming, een groter gewicht.

Nu maakt de automatisering van bedrijfsprocessen het mogelijk om op afstand te werken en geen tijd te verspillen op weg naar de klant en terug. Omdat de volledige onderhandelingsgeschiedenis wordt vastgelegd op de kaart van de klant, en u op de hoogte bent van alle taken die onder het contract vallen, zodat u ze niet vergeet.

Nu beschikt u over moderne magazijn- en goederenboekhoudsystemen. Ze laten je precies zien welke klant, welke positie en met welke frequentie ze verwerven en op basis van deze data voorspellen ze de toekomstige vraag.

Nu heeft u de mogelijkheid om uw advertenties alleen aan een geïnteresseerde doelgroep te laten zien, de meest gepersonaliseerde mailings te maken en interesse in uw bedrijf en product op te wekken, en niet op een koude basis te werken. En de effectiviteit kan voor elk afzonderlijk advertentiekanaal worden beoordeeld in de context van het pad van het eerste contact tot de gedane aankopen.

Door de automatisering van bedrijfsprocessen is het nu mogelijk om alles in een paar klikken te doen. En dit is voor hen gewoon een paradijs, ten opzichte van het verleden: de hele database wordt automatisch onderhouden.

WAT IS EEN BEDRIJFSPROCES

Staat u al in vuur en vlam met de vraag om uw bedrijf te automatiseren? Als dat zo is, hebt u het juiste gedaan. Maar voordat u doorgaat met de automatisering zelf, moet u de bedrijfsprocessen begrijpen die in uw bedrijf plaatsvinden. En laten we beginnen met de basis.

Bedrijfsprocessen zijn een reeks opeenvolgende acties die gericht zijn op het produceren en verkopen van een product en het handhaven van de normale werking van een bedrijf.

In eenvoudige bewoordingen zijn dit alle acties van personeel en interacties met elkaar die plaatsvinden in het bedrijf.

Om ze te definiëren en te beschrijven, is het voldoende om de vraag te beantwoorden: “Wat en waarvoor doet u binnen uw bedrijf zodat het winstgevend is?”

SOORTEN BEDRIJFSPROCESSEN

Om het probleem van procesautomatisering beter te begrijpen, moet u weten wat ze zijn. Er zijn 4 soorten bedrijfsprocessen:

types automatisering van bedrijfsprocessen

Procestypen

Bedrijfsprocessen van elk type kunnen worden gegeven voor automatisering, maar op voorwaarde dat ze het werk van het personeel vereenvoudigen, de arbeidsproductiviteit verhogen, maar de kwaliteit van het product lijdt er niet onder.

We zullen nog wat verder praten over welke processen kunnen worden geautomatiseerd en hoe. Het is belangrijk dat u dit proces grondig aanpakt en geen oplossingen kopieert, toch?

BESCHRIJVING METHODEN

Ik zal de methoden niet in detail beschrijven, aangezien dit al een onderwerp is voor een apart artikel. En niet zomaar een. Daarom is het zo eenvoudig en begrijpelijk mogelijk. Er zijn dus twee hoofdmethoden om bedrijfsprocessen te beschrijven: verticaal en horizontaal.

In de verticale (functionele) beschrijving worden alleen hiërarchische relaties tussen bedrijfsprocessen en hun volgorde aangegeven.

In een horizontale (proces) beschrijving wordt naast de volgorde ook de relatie tussen bedrijfsprocessen, de benodigde tools en materialen voor de uitvoering ervan beschreven.

En met de horizontale en verticale methoden zijn er drie manieren om te beschrijven:

Een van de eenvoudigste, maar tegelijkertijd niet erg effectieve manieren. Bij gebruik van deze methode beschrijf je simpelweg achtereenvolgens je bedrijfsprocessen en vorm je documenten uit deze beschrijvingen, bijvoorbeeld voorschriften, instructies of handleidingen.

Deze methode is niet effectief vanwege het feit dat iemand gewoonlijk, wanneer hij een tekst leest, informatie opeenvolgend waarneemt, zonder zich te concentreren op de relatie en hiërarchie. Nou, om eerlijk te zijn – meestal zijn aan het einde van het document de eerste gedachten al vergeten.

Deze methode is effectiever dan de vorige, omdat de informatie is meer gestructureerd. Met behulp van een tabel kunt u relaties en hiërarchie duidelijk laten zien. Bij deze methode worden verschillende parameters onderscheiden waarmee in bedrijfsprocessen rekening gehouden moet worden. Ze vormen de basis van de kolommen die worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beschrijven.

Deze methode is het meest effectief omdat een persoon die tekstinformatie analyseert, vertaalt deze in ieder geval naar grafische afbeeldingen voor waarneming. Daarom, als u onmiddellijk grafische informatie verstrekt, zal een persoon minder tijd en moeite kosten om het waar te nemen. Doorgaans worden bedrijfsprocessen met een grafische beschrijvingsmethode gepresenteerd in de vorm van stroomdiagrammen. Deze weergave toont zowel consistentie als hiërarchische relaties, en horizontale en transformatie van het bedrijfsproces vanwege bepaalde omstandigheden.

Veel mensen denken ten onrechte dat het automatiseren en introduceren van moderne technologieën in hun bedrijf duur en erg moeilijk is. Ze zeggen dat je enorm veel personeel nodig hebt, hooggekwalificeerd moet zijn, veel geld moet investeren. Maar in werkelijkheid is er niets moeilijks bij het automatiseren van bedrijfsprocessen. Integendeel, het is een leuk proces waarbij u uw bedrijf beter begint te begrijpen. Lees verder hoe u dit zo eenvoudig en efficiënt mogelijk kunt doen.

Stap 1. Stel een doel

Elke actie in het bedrijfsleven wordt met een reden gedaan. En automatisering wordt ook niet gedaan omwille van automatisering. U moet duidelijk begrijpen waarom u dit of dat bedrijfsproces wilt automatiseren.

  • Automatisering richt zich doorgaans op het volgende:
  • Verhogen arbeidsproductiviteit;
  • Minimaliseer fouten;
  • Verhoog de nauwkeurigheid van de uitgevoerde berekeningen;
  • Om het bedrijf in een systematische vorm te brengen;
  • Voer meerdere taken parallel uit;
  • Verhoog de kans om de juiste beslissingen te nemen en hun snelheid;
  • Kosten verlagen;
  • Breng interactie tot stand tussen afdelingen;
  • Verbeter de kwaliteit van de dienstverlening;
  • Verkoop verhogen;
  • Weg met routinetaken.

Stap 2. Definieer het bedrijfsproces

Hier herinneren we ons ons hoofdstuk over bedrijfsprocessen, bereiden we er een grondige beschrijving van voor en gaan we verder.

Welke bedrijfsprocessen moeten worden geautomatiseerd, hangt dus af van uw doel. Om ze te bepalen, is het noodzakelijk om het doel op te splitsen in de kleinste criteria voor het bereiken ervan. Breng daarna deze criteria in verband met de bedrijfsprocessen die in het bedrijf plaatsvinden en identificeer acties die een grotere impact hebben op het bereiken van het doel.

Dus voor acties die een grotere impact hebben op het bereiken van het doel, maakt u tijd vrij door minder invloedrijke acties te automatiseren. Om een ​​bedrijfsproces correct te selecteren, moet u de volgende structuur volgen:

We onthullen. Ten eerste moet u het proces grondig begrijpen, de volgorde en noodzaak van elke actie identificeren;

Laten we vereenvoudigen. Vereenvoudig het proces verder zo veel mogelijk, zodat de acties zo eenvoudig mogelijk zijn, niet dupliceren en onnodige verwijderen;

We automatiseren. En pas daarna geven we de geïdentificeerde en vereenvoudigde processen toe aan automatisering.

Stap 3. We stellen het mandaat op

Nadat u heeft besloten op welke gebieden u wilt automatiseren, moet u in detail het proces beschrijven van hoe u wilt dat bepaalde acties in uw processen eruitzien.

Een voorbeeld van toenemende verkoop. U ontdekte dat de manager veel tijd besteedt aan het opstellen van typische documenten: commerciële voorstellen, facturen, contracten en handelingen. U wilt dat dit automatisch gebeurt, de manager vult bijvoorbeeld alleen de gegevens van het bedrijf, een lijst met goederen of diensten en de vereiste datums in. Daarna worden alle documenten automatisch gegenereerd: contracten, commerciële en andere standaarddocumenten.

Een redelijke vraag rijst: hoe weet ik hoe verschillend bepaalde acties kunnen worden uitgevoerd, als ze nu zo worden uitgevoerd? Er zijn twee antwoorden op deze vraag:

Ofwel investeer je je tijd en bestudeer je de ervaring van andere bedrijven, hoe je bepaalde processen in het bedrijf kunt automatiseren;

Of u investeert geld en wendt u tot professionele adviseurs voor bepaalde gebieden van het bedrijf die gespecialiseerd zijn in automatisering.

KORT OVER HET HOOFD

Automatisering van bedrijfsprocessen is wat in de nabije toekomst moet worden benadrukt. De concurrentie is nu in de context van zakelijke efficiëntie, snelheid en service terechtgekomen. Was eerdere automatisering alleen beschikbaar voor grote bedrijven, nu is het een hulpmiddel voor de ontwikkeling van kleine bedrijven. Je zou zelfs kunnen zeggen dat het een noodzakelijke tool is. Sluit daarom uw ogen niet voor moderne informatietechnologieën, maar probeer ze aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf. Maar houd er rekening mee dat de effectiviteit van technologie afhangt van de mensen die deze uitvoeren.

Neem contact met ons op en we bespreken verschillende mogelijkheden.

E-mail: info@webdevelopmentapp.com 
BE: +32 499 41 46 24 
Franklin Rooseveltplaats 12, 2060 Antwerpen, Belgie

https://webdevelopmentapp.com/nl/online-workspace.html

Dit vind je misschien ook leuk...